Configurações para Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
Confira neste artigo um guia detalhado sobre como configurar o seu Nitrus com as informações fiscais essenciais para a emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas.
Consideraremos o passo a passo e a explicação de cada configuração necessária para a emissão de NFS-e, incluindo o Certificado Digital, configurações gerais, tributações, locais de prestação de serviço, retenções de impostos e autenticação direto com as prefeituras.
Este guia é valioso para empresas que desejam garantir a conformidade com as regulamentações fiscais e a precisão na emissão de notas fiscais de serviços eletrônicos. Ao seguir essas orientações, nossos queridos clientes poderão evitar problemas legais, calcular impostos corretamente e manter registros organizados de suas transações fiscais.
Acompanhe a explicação dos principais campos e localização de todas essas configurações.
Antes de começar a emitir suas notas, é essencial configurar corretamente o seu Certificado Digital que é um dos principais requisitos.
O primeiro passo será a integração do seu Certificado Digital com o Nitrus.
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Dentro do Nitrus, no canto superior direito clique no Menu principal e acesse Configurações da empresa e então vá na aba Certificado Digital.
Ali você terá a oportunidade de inserir o arquivo correspondente ao seu Certificado. Clique em + Selecionar e encontre o arquivo em seu computador. Agora basta clicar no botão Salvar logo abaixo.
Ao realizar o upload do certificado, o mesmo já é inserido automaticamente no seu registro.
⚠️ ATENÇÃO: Esse processo é irreversível, ou seja, mesmo "Cancelando" a edição das configurações da empresa o certificado se manterá alterado.
A partir do momento que você cadastrou seu Certificado Digital você já pode acessar no menu lateral a área de NFS-e e para configurar seus documentos oferecemos duas abordagens distintas:
• Primeira opção - Configuração rápida na criação de Notas
Durante a criação de uma nova nota fiscal pela primeira vez, será apresentado uma caixa de atenção na tela informando que não foram encontradas configurações dos documentos fiscais nos dados cadastrais da empresa e exibindo um painel de configuração simplificado, com foco nos campos necessários e obrigatórios para começar a emitir NFS-e.
• Segunda opção - Configuração detalhada nas Configurações da Empresa
Ao acessar as Configurações da empresa no menu principal do Nitrus, você encontrará diversas funções mais completas para caracterizar suas operações, permitindo uma personalização minuciosa de todos os aspectos das suas notas fiscais.
As duas alternativas são exemplificadas e apresentadas nas figuras abaixo:
A escolha de onde começar a configuração é sua, garantindo flexibilidade total enquanto inicia suas emissões com eficiência e adaptação.
Neste artigo usaremos a segunda opção como exemplo para explicar cada campo das configurações, mas estas orientações serão úteis sempre que precisar, independente do local onde está configurando seus dados, então sinta-se a vontade para pesquisar quais campos você gostaria de entender melhor nas informações abaixo.
Você deverá escolher qual o ambiente de trabalho você estabelecerá para as próximas operações. Produção ou homologação:
• Ambiente de Produção - O ambiente de produção é onde as notas fiscais de serviços eletrônicas são criadas e enviadas às autoridades fiscais e destinatários. Todas as transações realizadas nesse ambiente têm valor financeiro real e são legalmente válidas.
• Ambiente de Homologação - O ambiente de homologação é uma área de testes. Nele, as transações não têm valor financeiro efetivo e são usadas apenas para simular o processo de emissão de notas fiscais. Isso permite a identificação de erros e a garantia de conformidade com regulamentações fiscais antes de entrar no ambiente de produção.
Cada opção de tributação possui implicações específicas para a empresa, afetando diretamente a carga tributária e a forma como os impostos são recolhidos. Então certifique-se de informar qual é o tipo correto ou consulte junto de seu contador qual melhor tipo se enquadra no seu serviço. Escolha entre as opções: MEI, ME, EPP, Lucro Presumido e Lucro Real.
Simples Nacional - MEI (Microempreendedor Individual):
O MEI é uma opção simplificada para empreendedores individuais com receita anual até um certo limite (Atualmente R$ 81 mil por ano). Nesse regime, o tributo é unificado em uma única guia, o DAS, que inclui Imposto de Renda, INSS e outros impostos. É uma opção econômica e de baixa complexidade para pequenos negócios.
Simples Nacional - ME (Microempresa):
As Microempresas têm tributação simplificada e benefícios fiscais. Podem optar pelo Simples Nacional, que engloba diversos tributos em uma única guia, facilitando a administração fiscal. A alíquota varia conforme a receita bruta anual (Faturamento anual de até R$ 360 mil ou emprega até 9 pessoas no comércio e serviços ou 19 pessoas no setor industrial).
Simples Nacional - EPP (Empresa de Pequeno Porte):
Empresas de Pequeno Porte também podem aderir ao Simples Nacional, aproveitando suas vantagens tributárias. A principal diferença das EPPs é o limite de faturamento anual mais alto em relação às MEs (R$ 4,8 milhões por ano ou emprega de 10 a 49 pessoas no comércio e serviços ou de 20 a 99 pessoas na indústria).
Simples Nacional - Lucro Presumido:
Empresas que adotam o Lucro Presumido calculam seus impostos com base em percentuais estimados sobre a receita bruta. Essa opção é indicada para negócios com margens de lucro mais elevadas e permite maior controle sobre o planejamento tributário.
Simples Nacional - Lucro Real:
Empresas de grande porte ou aquelas que são obrigadas por lei devem adotar o Lucro Real. Nesse regime, os impostos são calculados com base no lucro líquido real, após dedução de despesas e receitas. É um regime mais complexo, exigindo contabilidade detalhada.
O termo CNAE se refere a Classificação Nacional de Atividades Econômicas. É um sistema de categorização utilizado para classificar e identificar as atividades econômicas realizadas por empresas e empreendimentos e é uma ferramenta essencial para fins estatísticos, fiscais e regulatórios.
Cada atividade econômica recebe um código numérico único que representa a natureza da operação realizada. Esse código é usado para atribuir a categoria tributária adequada e para fornecer informações precisas aos órgãos regulatórios. determinar as alíquotas de impostos, bem como para garantir a conformidade legal.
Você encontrará em seguida campos para selecionar se sua empresa se trata de:
• uma Empresa incentivadora fiscal,
• uma Empresa incentivadora cultural
• ou Empresa de construção civil.
A Série do RPS, ou Recibo Provisório de Serviços é um identificador alfanumérico que diferencia os diferentes conjuntos das operações de prestação de serviços. É um documento fiscal provisório gerado pelas empresas prestadoras de serviços antes da efetivação da NFS-e e possibilita a emissão da nota fiscal correspondente. A cada Recibo Provisório de Serviços emitido, um número da série é associado, permitindo a rastreabilidade e correlação entre o RPS e a NFS-e correspondente. Isso é necessário para controlar e organizar as transações, especialmente em situações onde há a necessidade de emissão de múltiplos recibos.
Neste campo você terá a oportunidade de selecionar um número pré-existente ou criar um novo número de série. Se desejar registrar um novo, clique no botão + Novo identificado com a cor verde e será apresentado os seguintes campos:
• Espécie
• Série do documento fiscal
• Último número do documento fiscal
A alíquota ISS (% Padrão) refere-se à taxa do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) aplicada sobre o valor dos serviços prestados. O ISS é um tributo que é estabelecida pela legislação do município que incide sobre as atividades de prestação de serviços. Por isso, essa alíquota pode variar de acordo com o município, já que a legislação do ISS é definida individualmente por cada localidade. Normalmente, ela é expressa em um percentual do valor do serviço prestado. É importante que as empresas conheçam a alíquota ISS aplicável ao seu setor e à sua região para calcular corretamente o valor do imposto devido.
Caso nenhuma outra seja informada, esta alíquota presente nas configurações será utilizada como padrão na criação das notas ficais.
O campo de "Serviço Padrão" ajuda a simplificar a categorização de serviços em grupos mais amplos, permitindo que as empresas identifiquem e classifiquem suas atividades de acordo com categorias gerais, em vez de categorizações detalhadas, facilitando assim emissão de notas fiscais e a determinação das alíquotas de imposto. Então, escolha a categoria de serviço mais adequada à natureza de suas atividades. Se o campo permanecer em branco significa que você não configurou nenhum Serviço ainda no Nitrus.
Para configurar um Serviço no site pela primeira vez acesse Cadastros > Serviços e configure com as informações e códigos correspondentes, como exemplificado na figura abaixo.
Neste campo você terá a oportunidade de escolher se deseja lançar serviços e/ou emitir NFS-e automaticamente junto com a criação de uma conta a receber.
As opções disponíveis são:
• Apenas lançar serviços sem emissão da NFS-e
• Emitir NFS-e na geração do contas a receber
• Emitir NFS-e ao efetuar a baixa do contas a receber
• Não emitir NFS-e e não lançar serviços
Ao unir o lançamento de serviços com a emissão de NFS-e em contas a receber, a empresa cria um registro claro e organizado das operações realizadas. Isso é crucial para a gestão financeira, permitindo o acompanhamento de receitas, controle de fluxo de caixa e o cumprimento das obrigações tributárias. Isso simplifica a administração e reduz a possibilidade de erros.
Neste campo você encontrará a opção de incluir ou não, o lançamento de um serviço no registro ao criar uma conta a pagar.
Essa opção permite que a empresa registre os serviços que foram recebidos de fornecedores ou prestadores externos e oferece um método organizado para registrar e acompanhar as despesas associadas aos serviços adquiridos ou contratados. Os detalhes dos serviços, como descrição, valor, data de recebimento e informações do fornecedor, são inseridos no sistema.
Esses lançamentos de serviços em contas a pagar são úteis para monitorar as obrigações financeiras da empresa com seus fornecedores por exemplo. E além disso, ajudam a controlar as despesas, rastrear os serviços recebidos e garantir que os pagamentos sejam efetuados de acordo com os prazos e acordos estabelecidos. Contribuindo para uma visão completa e organizada das transações financeiras, ajudando a empresa a manter sua conformidade tributária e controlar os aspectos financeiros de sua operação.
O campo Tipo de Emissão da NFS-e no Parcelamento em Contas a Receber oferece duas opções:
• Uma nota para todas as parcelas (valor total da cobrança) ou
• Uma nota para cada parcela.
Essa escolha impacta como a Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos (NFS-e) é emitida em situações de parcelamento de pagamentos.
Com a primeira opção, a empresa emite uma única NFS-e que apresenta o valor total cobrado pelo serviço prestado, e as parcelas são gerenciadas internamente, fora do documento fiscal. Isso simplifica a emissão de NFS-e e fornece uma visão clara do valor total das transações.
Já na segunda opção, cada NFS-e reflete o valor de uma parcela específica, e a soma de todas as NFS-e corresponde ao valor total da transação. Isso cria uma correspondência direta entre os documentos fiscais e os pagamentos efetuados, detalhando o valor de cada parcela.
A escolha entre essas opções depende das preferências e práticas contábeis da empresa. A emissão de uma única nota pode simplificar a documentação, enquanto a emissão de uma nota por parcela pode proporcionar um acompanhamento mais detalhado dos valores e dos pagamentos efetuados.
Este campo se refere à configuração que determina quais opções de ação serão disponibilizadas quando um usuário salva manualmente uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos (NFS-e). As opções disponíveis são:
• Exibir Apenas a Opção "Salvar e Enviar":
• Exibir Apenas a Opção "Apenas Salvar":
• Exibir Ambas as Opções
A escolha do tipo de exibição depende da preferência da empresa e do fluxo de trabalho desejado.
Essa configuração contribui para a usabilidade do sistema, adaptando-se ao estilo de trabalho da equipe e às necessidades específicas da empresa ao lidar com a emissão de NFS-e manualmente.
A escolha do regime de tributação depende da natureza da empresa, suas operações e estratégias financeiras. É importante avaliar cada opção em relação às necessidades e características da empresa para tomar a decisão mais adequada ao contexto, já que cada opção tem implicações específicas para a gestão financeira e tributária da empresa. Lembre-se de que orientação contábil e jurídica pode ser essencial para escolher o regime de tributação correto.
Nas configurações de tributação da empresa, o campo "Regime de Tributação" oferece várias opções para que você possa escolher então, a metodologia pela qual a empresa calculará e pagará seus impostos. Aqui estão as opções disponíveis:
Microempresa Municipal:
Este regime é voltado para empresas de pequeno porte que desejam seguir uma tributação simplificada, normalmente disponível em nível municipal. Ele pode oferecer benefícios fiscais e simplificação no cálculo dos impostos.
Estimativa:
O regime de Estimativa envolve o cálculo dos impostos com base em estimativas pré-determinadas de receita. Esse regime pode ser vantajoso para empresas com fluxos de receita estáveis e previsíveis.
Sociedade de Profissionais:
Esta terceira opção é direcionada a empresas que prestam serviços profissionais. Pode oferecer regras específicas de tributação para esse tipo de atividade.
Cooperativa:
O regime em questão é aplicável a cooperativas, entidades que têm uma estrutura organizacional particular. A tributação pode variar para atender às características dessas organizações.
Microempresário Individual:
O Microempresário Individual é um regime simplificado para empreendedores individuais com receita anual até um certo limite. Ele oferece um processo simplificado de pagamento de impostos.
Microempresário Empresa de Pequeno Porte:
Esse regime é voltado para microempresas e empresas de pequeno porte. Pode oferecer benefícios fiscais e simplificação nos cálculos tributários.
N/A (Nenhum):
A opção "N/A" ou "Nenhum" indica que a empresa não selecionou nenhum regime de tributação específico ou que a escolha não se aplica à situação da empresa.
No contexto das configurações de tributação da empresa, este campo se refere ao status tributário aplicável a uma transação específica. Cada opção reflete como os impostos serão aplicados a essa transação em particular. A assistência de um contador ou especialista tributário pode ser valiosa ao tomar decisões nesse campo.
Aqui estão as opções disponíveis e suas explicações:
Exigível:
Essa opção indica que os impostos são devidos e devem ser pagos na transação. Os valores correspondentes aos tributos aplicáveis devem ser calculados e recolhidos de acordo com a legislação vigente.
Não Incidência:
Quando essa opção é escolhida, significa que a transação não está sujeita à incidência de impostos. Isso pode ocorrer em situações em que a atividade realizada não é tributável de acordo com as leis fiscais.
Isenção:
A isenção implica que a transação está sujeita a impostos, mas, devido a uma disposição legal específica, a empresa está isenta do pagamento desses tributos.
Exportação:
Essa opção se aplica a transações de exportação de bens ou serviços. Em muitos sistemas fiscais, as exportações estão sujeitas a um tratamento tributário diferenciado.
Imunidade:
A imunidade ocorre quando a Constituição Federal protege determinadas operações de impostos. Isso significa que essas operações não podem ser tributadas, independentemente de outras considerações.
Exigibilidade Suspensa - Decisão Judicial:
Quando há uma decisão judicial que suspende a exigibilidade dos impostos em uma transação específica, a empresa pode optar por essa opção.
Exigibilidade Suspensa - Processo Administrativo:
A opção de suspensão da exigibilidade em processo administrativo significa que a empresa está contestando a tributação dessa transação em um processo administrativo, e os impostos não precisam ser pagos até que o processo seja finalizado.
No contexto das configurações de tributação da empresa, o campo "Responsável pela Retenção" se refere à decisão sobre quem será responsável por reter e recolher os impostos devidos em uma transação.
A opção correta depende da natureza da transação, das práticas comerciais e das regulamentações fiscais vigentes. Em alguns casos, a escolha é determinada por disposições legais específicas. Para garantir a conformidade e tomar a decisão mais adequada, a orientação de um especialista tributário ou contador é aconselhável.
Aqui estão as opções disponíveis e suas explicações:
• Tomador:
Quando o "Tomador" é selecionado como responsável pela retenção, significa que a própria empresa que está adquirindo os serviços é encarregada de reter e recolher os impostos devidos ao prestador de serviços. Nesse cenário, a empresa que contratou o serviço deve calcular e descontar os valores tributários do pagamento feito ao prestador.
• Intermediário:
Quando a opção "Intermediário" é escolhida como responsável pela retenção, significa que uma terceira parte intermediária, como uma administradora de cartões de crédito, será encarregada de reter e recolher os impostos devidos. Isso é comum em situações de transações financeiras intermediadas por terceiros.
No contexto das configurações de lançamento do local de prestação, o campo "Local de Origem da Prestação do Serviço" refere-se ao local onde o serviço está sendo efetivamente prestado. Essa informação é relevante para determinar as alíquotas de impostos corretas e cumprir as obrigações tributárias adequadamente. Aqui estão as opções disponíveis e suas explicações:
• Utilizar UF e Município das Configurações:
Ao escolher essa opção, o sistema usará as informações de localização previamente cadastradas nas configurações gerais da empresa para definir o local de origem da prestação. Isso é útil quando a maioria dos serviços é realizada a partir do mesmo local da empresa.
• Utilizar UF e Município do Cliente / Tomador da NFS-e:
Selecionar essa opção implica que o local de origem da prestação será baseado nas informações de UF e Município do cliente ou tomador da NFS-e. Essa opção é relevante quando os serviços são prestados em diferentes locais, dependendo do cliente.
• Informar Manualmente:
A opção "Informar Manualmente" permite que o usuário insira manualmente as informações de UF e Município do local de origem da prestação em cada NFS-e. Isso é útil quando os serviços são prestados em locais variados e não podem ser padronizados nas configurações.
A escolha depende da natureza das operações da empresa e das práticas comerciais. Se a maioria dos serviços for realizada a partir do mesmo local, a primeira opção pode ser apropriada. Se os serviços forem prestados em diferentes locais, a segunda ou terceira opção podem ser mais adequadas. Em todos os casos, a orientação de um contador ou especialista tributário é valiosa para tomar uma decisão informada.
No contexto das configurações de lançamento, o campo "Local de Origem da Incidência do Imposto" refere-se ao local onde o imposto será efetivamente aplicado sobre o serviço prestado. Isso é relevante para determinar a tributação adequada e cumprir as obrigações fiscais corretamente. As opções disponíveis são:
• Utilizar UF e Município das Configurações:
Utiliza as informações de localização preenchidas nas configurações gerais da empresa como o local de incidência do imposto.
• Utilizar UF e Município do Cliente / Tomador da NFS-e:
Baseia o local de incidência do imposto nas informações de UF e Município do cliente ou tomador da NFS-e.
• Informar Manualmente:
Permite que você sempre possa inserir manualmente as informações de UF e Município do local de incidência do imposto em cada NFS-e.
A decisão depende das práticas comerciais e das operações da empresa. Em geral, se os serviços são prestados em diferentes locais, a opção "Utilizar UF e Município do Cliente" pode ser mais adequada. Se há um local predominante, a primeira opção pode ser apropriada. Se a variedade de locais é grande, a opção "Informar Manualmente" pode ser necessária. Consultar um especialista tributário ajuda na decisão mais adequada.
Estas configurações de retenção de impostos em específico, são essenciais porque determinam as porcentagens que devem ser retidas sobre o faturamento ou receita bruta da empresa para cumprir com obrigações fiscais e regulamentações governamentais. Ao definir esses valores corretamente nas configurações, você assegura que os cálculos de impostos sejam precisos e que a empresa esteja em conformidade com a legislação tributária. Isso não apenas evita problemas legais e penalidades, mas também promove a transparência nas operações financeiras e contribui para a saúde financeira da empresa. Portanto, configurar adequadamente as alíquotas de cada campo contribuirá para uma gestão financeira responsável e garantirá que sua empresa esteja cumprindo todas as suas obrigações fiscais ao emitir NFS-e.
A Alíquota PIS (%) é a porcentagem que determina a parte do faturamento ou receita bruta de uma empresa que será destinada ao Programa de Integração Social (PIS). O PIS é uma contribuição social federal que tem o objetivo de financiar benefícios para os trabalhadores e o desenvolvimento econômico. A alíquota pode variar de acordo com a natureza das atividades da empresa e a legislação vigente. Ela é aplicada sobre o faturamento bruto ou receita, contribuindo para as finanças públicas e programas sociais.
Definir valores nas configurações de alíquotas, como a Alíquota PIS (%), é fundamental para cumprir regulamentações fiscais, calcular impostos corretamente e evitar penalidades. Isso assegura a conformidade tributária, precisão nos cálculos financeiros e transparência nas operações, sendo crucial para a integridade e saúde financeira da empresa.
A Alíquota COFINS (%) é a porcentagem da receita bruta que vai para a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social. Esta contribuição é um tributo federal no Brasil e tem o propósito de financiar programas sociais, como a previdência social, a saúde e a assistência social.
Definir a alíquota COFINS correta nas configurações é essencial para evitar problemas legais, manter a saúde financeira, calcular impostos com precisão e promover a transparência nos negócios.
A Alíquota INSS (%) representa a porcentagem da remuneração dos funcionários que deve ser destinada à Contribuição Previdenciária, também conhecida como INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). Essa contribuição é destinada ao financiamento da Previdência Social e dos benefícios previdenciários, como aposentadorias e auxílios.
Definir a Alíquota INSS correta nas configurações é fundamental para cumprir obrigações trabalhistas, legais e previdenciárias, proteger os direitos dos funcionários, manter a conformidade legal e administrar a folha de pagamento de maneira precisa e responsável.
A Alíquota IR (%) se refere à porcentagem da renda ou remuneração que deve ser retida na fonte para o Imposto de Renda (IR). Essa retenção ocorre em situações como pagamento de salários e prestação de serviços sujeitos à tributação do Imposto de Renda na fonte.
Definir a Alíquota IR correta nas configurações é essencial para cumprir obrigações fiscais, reter o imposto na fonte de forma precisa, evitar problemas legais e manter a integridade financeira da empresa. Isso é fundamental para a conformidade com a legislação tributária e para a construção de uma gestão financeira responsável.
A Alíquota CSLL (%) se refere à porcentagem da receita bruta ou do lucro que deve ser destinada à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). A CSLL é uma contribuição federal que tem o objetivo de financiar a seguridade social e outros programas sociais.
Definir a Alíquota CSLL correta nas configurações é fundamental para calcular e recolher a contribuição de forma precisa, manter a conformidade fiscal, administrar os recursos financeiros adequadamente e evitar problemas legais. Isso contribui para a saúde financeira da empresa e para a responsabilidade nas obrigações tributárias.
As prefeituras frequentemente têm sistemas online que gerenciam a emissão e o registro de NFS-e. Para se comunicar com esses sistemas, sua empresa precisa ser autenticada, ou seja, precisa comprovar sua identidade e autorização para acessar esses serviços. O login, os tokens e a senha são elementos de autenticação que garantem que apenas as entidades autorizadas possam enviar e receber informações relacionadas a NFS-e.
O campo "Login/Tokens da Prefeitura" refere-se às credenciais ou tokens necessários para autenticar e acessar os sistemas da prefeitura. Os tokens podem ser chaves de acesso únicas que validam a conexão entre a empresa e os sistemas da prefeitura. Essas informações são usadas para identificar a empresa e garantir que ela tenha autorização para enviar e receber dados relacionados à emissão de notas fiscais de serviços.
A "Senha da Prefeitura" é a senha associada ao login ou token utilizado para acessar os sistemas da prefeitura. Essa senha é parte integrante da autenticação e garante a segurança das informações transmitidas entre a empresa e a prefeitura. A senha é usada em conjunto com outros dados de autenticação para verificar a identidade da empresa durante a comunicação com os sistemas municipais.
Pronto! Agora você está apto a emitir suas notas fiscais de serviço eletrônicas com confiança e precisão! Consulte esse guia sempre que necessário e você terá uma base sólida para garantir que todos os aspectos das NFS-e estejam configurados de acordo com as regulamentações fiscais e as necessidades individuais da sua empresa. Ao seguir essas orientações, poderá simplificar a emissão de notas fiscais, evitar problemas legais e manter registros financeiros precisos, contribuindo para uma operação empresarial mais eficiente e confiável.
Ah! Lembre-se de sempre manter seus dados fiscais atualizados para garantir a conformidade e a precisão em suas transações comerciais. E continue aproveitando e desfrutando dessa ferramenta tão completa e indispensável que é o Nitrus!
Consideraremos o passo a passo e a explicação de cada configuração necessária para a emissão de NFS-e, incluindo o Certificado Digital, configurações gerais, tributações, locais de prestação de serviço, retenções de impostos e autenticação direto com as prefeituras.
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Antes de começar a emitir suas notas, é essencial configurar corretamente o seu Certificado Digital que é um dos principais requisitos.
Configurando o Certificado Digital
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Por onde começar
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As duas alternativas são exemplificadas e apresentadas nas figuras abaixo:
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Configurações dos documentos fiscais
Configurações gerais
Ambiente de emissão
Você deverá escolher qual o ambiente de trabalho você estabelecerá para as próximas operações. Produção ou homologação:
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• Ambiente de Homologação - O ambiente de homologação é uma área de testes. Nele, as transações não têm valor financeiro efetivo e são usadas apenas para simular o processo de emissão de notas fiscais. Isso permite a identificação de erros e a garantia de conformidade com regulamentações fiscais antes de entrar no ambiente de produção.
Tipo de Tributação
Cada opção de tributação possui implicações específicas para a empresa, afetando diretamente a carga tributária e a forma como os impostos são recolhidos. Então certifique-se de informar qual é o tipo correto ou consulte junto de seu contador qual melhor tipo se enquadra no seu serviço. Escolha entre as opções: MEI, ME, EPP, Lucro Presumido e Lucro Real.
Simples Nacional - MEI (Microempreendedor Individual):
O MEI é uma opção simplificada para empreendedores individuais com receita anual até um certo limite (Atualmente R$ 81 mil por ano). Nesse regime, o tributo é unificado em uma única guia, o DAS, que inclui Imposto de Renda, INSS e outros impostos. É uma opção econômica e de baixa complexidade para pequenos negócios.
Simples Nacional - ME (Microempresa):
As Microempresas têm tributação simplificada e benefícios fiscais. Podem optar pelo Simples Nacional, que engloba diversos tributos em uma única guia, facilitando a administração fiscal. A alíquota varia conforme a receita bruta anual (Faturamento anual de até R$ 360 mil ou emprega até 9 pessoas no comércio e serviços ou 19 pessoas no setor industrial).
Simples Nacional - EPP (Empresa de Pequeno Porte):
Empresas de Pequeno Porte também podem aderir ao Simples Nacional, aproveitando suas vantagens tributárias. A principal diferença das EPPs é o limite de faturamento anual mais alto em relação às MEs (R$ 4,8 milhões por ano ou emprega de 10 a 49 pessoas no comércio e serviços ou de 20 a 99 pessoas na indústria).
Simples Nacional - Lucro Presumido:
Empresas que adotam o Lucro Presumido calculam seus impostos com base em percentuais estimados sobre a receita bruta. Essa opção é indicada para negócios com margens de lucro mais elevadas e permite maior controle sobre o planejamento tributário.
Simples Nacional - Lucro Real:
Empresas de grande porte ou aquelas que são obrigadas por lei devem adotar o Lucro Real. Nesse regime, os impostos são calculados com base no lucro líquido real, após dedução de despesas e receitas. É um regime mais complexo, exigindo contabilidade detalhada.
CNAE
O termo CNAE se refere a Classificação Nacional de Atividades Econômicas. É um sistema de categorização utilizado para classificar e identificar as atividades econômicas realizadas por empresas e empreendimentos e é uma ferramenta essencial para fins estatísticos, fiscais e regulatórios.
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Você encontrará em seguida campos para selecionar se sua empresa se trata de:
• uma Empresa incentivadora fiscal,
• uma Empresa incentivadora cultural
• ou Empresa de construção civil.
Configurações gerais da NFS-e
Série do RPS (NFS-e)
A Série do RPS, ou Recibo Provisório de Serviços é um identificador alfanumérico que diferencia os diferentes conjuntos das operações de prestação de serviços. É um documento fiscal provisório gerado pelas empresas prestadoras de serviços antes da efetivação da NFS-e e possibilita a emissão da nota fiscal correspondente. A cada Recibo Provisório de Serviços emitido, um número da série é associado, permitindo a rastreabilidade e correlação entre o RPS e a NFS-e correspondente. Isso é necessário para controlar e organizar as transações, especialmente em situações onde há a necessidade de emissão de múltiplos recibos.
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A alíquota ISS (% Padrão) refere-se à taxa do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) aplicada sobre o valor dos serviços prestados. O ISS é um tributo que é estabelecida pela legislação do município que incide sobre as atividades de prestação de serviços. Por isso, essa alíquota pode variar de acordo com o município, já que a legislação do ISS é definida individualmente por cada localidade. Normalmente, ela é expressa em um percentual do valor do serviço prestado. É importante que as empresas conheçam a alíquota ISS aplicável ao seu setor e à sua região para calcular corretamente o valor do imposto devido.
Caso nenhuma outra seja informada, esta alíquota presente nas configurações será utilizada como padrão na criação das notas ficais.
Serviço padrão
O campo de "Serviço Padrão" ajuda a simplificar a categorização de serviços em grupos mais amplos, permitindo que as empresas identifiquem e classifiquem suas atividades de acordo com categorias gerais, em vez de categorizações detalhadas, facilitando assim emissão de notas fiscais e a determinação das alíquotas de imposto. Então, escolha a categoria de serviço mais adequada à natureza de suas atividades. Se o campo permanecer em branco significa que você não configurou nenhum Serviço ainda no Nitrus.
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• Não emitir NFS-e e não lançar serviços
Ao unir o lançamento de serviços com a emissão de NFS-e em contas a receber, a empresa cria um registro claro e organizado das operações realizadas. Isso é crucial para a gestão financeira, permitindo o acompanhamento de receitas, controle de fluxo de caixa e o cumprimento das obrigações tributárias. Isso simplifica a administração e reduz a possibilidade de erros.
Lançamento de serviços em contas a pagar
Neste campo você encontrará a opção de incluir ou não, o lançamento de um serviço no registro ao criar uma conta a pagar.
Essa opção permite que a empresa registre os serviços que foram recebidos de fornecedores ou prestadores externos e oferece um método organizado para registrar e acompanhar as despesas associadas aos serviços adquiridos ou contratados. Os detalhes dos serviços, como descrição, valor, data de recebimento e informações do fornecedor, são inseridos no sistema.
Esses lançamentos de serviços em contas a pagar são úteis para monitorar as obrigações financeiras da empresa com seus fornecedores por exemplo. E além disso, ajudam a controlar as despesas, rastrear os serviços recebidos e garantir que os pagamentos sejam efetuados de acordo com os prazos e acordos estabelecidos. Contribuindo para uma visão completa e organizada das transações financeiras, ajudando a empresa a manter sua conformidade tributária e controlar os aspectos financeiros de sua operação.
Tipo de emissão da NFS-e no parcelamento em contas a receber
O campo Tipo de Emissão da NFS-e no Parcelamento em Contas a Receber oferece duas opções:
• Uma nota para todas as parcelas (valor total da cobrança) ou
• Uma nota para cada parcela.
Essa escolha impacta como a Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos (NFS-e) é emitida em situações de parcelamento de pagamentos.
Com a primeira opção, a empresa emite uma única NFS-e que apresenta o valor total cobrado pelo serviço prestado, e as parcelas são gerenciadas internamente, fora do documento fiscal. Isso simplifica a emissão de NFS-e e fornece uma visão clara do valor total das transações.
Já na segunda opção, cada NFS-e reflete o valor de uma parcela específica, e a soma de todas as NFS-e corresponde ao valor total da transação. Isso cria uma correspondência direta entre os documentos fiscais e os pagamentos efetuados, detalhando o valor de cada parcela.
A escolha entre essas opções depende das preferências e práticas contábeis da empresa. A emissão de uma única nota pode simplificar a documentação, enquanto a emissão de uma nota por parcela pode proporcionar um acompanhamento mais detalhado dos valores e dos pagamentos efetuados.
Tipo de exibição dos botões ao salvar a NFS-e manualmente
Este campo se refere à configuração que determina quais opções de ação serão disponibilizadas quando um usuário salva manualmente uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos (NFS-e). As opções disponíveis são:
• Exibir Apenas a Opção "Salvar e Enviar":
• Exibir Apenas a Opção "Apenas Salvar":
• Exibir Ambas as Opções
A escolha do tipo de exibição depende da preferência da empresa e do fluxo de trabalho desejado.
Essa configuração contribui para a usabilidade do sistema, adaptando-se ao estilo de trabalho da equipe e às necessidades específicas da empresa ao lidar com a emissão de NFS-e manualmente.
Configurações das tributações da empresa
Regime de tributação
A escolha do regime de tributação depende da natureza da empresa, suas operações e estratégias financeiras. É importante avaliar cada opção em relação às necessidades e características da empresa para tomar a decisão mais adequada ao contexto, já que cada opção tem implicações específicas para a gestão financeira e tributária da empresa. Lembre-se de que orientação contábil e jurídica pode ser essencial para escolher o regime de tributação correto.
Nas configurações de tributação da empresa, o campo "Regime de Tributação" oferece várias opções para que você possa escolher então, a metodologia pela qual a empresa calculará e pagará seus impostos. Aqui estão as opções disponíveis:
Microempresa Municipal:
Este regime é voltado para empresas de pequeno porte que desejam seguir uma tributação simplificada, normalmente disponível em nível municipal. Ele pode oferecer benefícios fiscais e simplificação no cálculo dos impostos.
Estimativa:
O regime de Estimativa envolve o cálculo dos impostos com base em estimativas pré-determinadas de receita. Esse regime pode ser vantajoso para empresas com fluxos de receita estáveis e previsíveis.
Sociedade de Profissionais:
Esta terceira opção é direcionada a empresas que prestam serviços profissionais. Pode oferecer regras específicas de tributação para esse tipo de atividade.
Cooperativa:
O regime em questão é aplicável a cooperativas, entidades que têm uma estrutura organizacional particular. A tributação pode variar para atender às características dessas organizações.
Microempresário Individual:
O Microempresário Individual é um regime simplificado para empreendedores individuais com receita anual até um certo limite. Ele oferece um processo simplificado de pagamento de impostos.
Microempresário Empresa de Pequeno Porte:
Esse regime é voltado para microempresas e empresas de pequeno porte. Pode oferecer benefícios fiscais e simplificação nos cálculos tributários.
N/A (Nenhum):
A opção "N/A" ou "Nenhum" indica que a empresa não selecionou nenhum regime de tributação específico ou que a escolha não se aplica à situação da empresa.
Natureza da operação (Exigibilidade)
No contexto das configurações de tributação da empresa, este campo se refere ao status tributário aplicável a uma transação específica. Cada opção reflete como os impostos serão aplicados a essa transação em particular. A assistência de um contador ou especialista tributário pode ser valiosa ao tomar decisões nesse campo.
Aqui estão as opções disponíveis e suas explicações:
Exigível:
Essa opção indica que os impostos são devidos e devem ser pagos na transação. Os valores correspondentes aos tributos aplicáveis devem ser calculados e recolhidos de acordo com a legislação vigente.
Não Incidência:
Quando essa opção é escolhida, significa que a transação não está sujeita à incidência de impostos. Isso pode ocorrer em situações em que a atividade realizada não é tributável de acordo com as leis fiscais.
Isenção:
A isenção implica que a transação está sujeita a impostos, mas, devido a uma disposição legal específica, a empresa está isenta do pagamento desses tributos.
Exportação:
Essa opção se aplica a transações de exportação de bens ou serviços. Em muitos sistemas fiscais, as exportações estão sujeitas a um tratamento tributário diferenciado.
Imunidade:
A imunidade ocorre quando a Constituição Federal protege determinadas operações de impostos. Isso significa que essas operações não podem ser tributadas, independentemente de outras considerações.
Exigibilidade Suspensa - Decisão Judicial:
Quando há uma decisão judicial que suspende a exigibilidade dos impostos em uma transação específica, a empresa pode optar por essa opção.
Exigibilidade Suspensa - Processo Administrativo:
A opção de suspensão da exigibilidade em processo administrativo significa que a empresa está contestando a tributação dessa transação em um processo administrativo, e os impostos não precisam ser pagos até que o processo seja finalizado.
Responsável pela retenção
No contexto das configurações de tributação da empresa, o campo "Responsável pela Retenção" se refere à decisão sobre quem será responsável por reter e recolher os impostos devidos em uma transação.
A opção correta depende da natureza da transação, das práticas comerciais e das regulamentações fiscais vigentes. Em alguns casos, a escolha é determinada por disposições legais específicas. Para garantir a conformidade e tomar a decisão mais adequada, a orientação de um especialista tributário ou contador é aconselhável.
Aqui estão as opções disponíveis e suas explicações:
• Tomador:
Quando o "Tomador" é selecionado como responsável pela retenção, significa que a própria empresa que está adquirindo os serviços é encarregada de reter e recolher os impostos devidos ao prestador de serviços. Nesse cenário, a empresa que contratou o serviço deve calcular e descontar os valores tributários do pagamento feito ao prestador.
• Intermediário:
Quando a opção "Intermediário" é escolhida como responsável pela retenção, significa que uma terceira parte intermediária, como uma administradora de cartões de crédito, será encarregada de reter e recolher os impostos devidos. Isso é comum em situações de transações financeiras intermediadas por terceiros.
Configurações de lançamento do local de prestação / incidência
Local de origem da prestação do serviço
No contexto das configurações de lançamento do local de prestação, o campo "Local de Origem da Prestação do Serviço" refere-se ao local onde o serviço está sendo efetivamente prestado. Essa informação é relevante para determinar as alíquotas de impostos corretas e cumprir as obrigações tributárias adequadamente. Aqui estão as opções disponíveis e suas explicações:
• Utilizar UF e Município das Configurações:
Ao escolher essa opção, o sistema usará as informações de localização previamente cadastradas nas configurações gerais da empresa para definir o local de origem da prestação. Isso é útil quando a maioria dos serviços é realizada a partir do mesmo local da empresa.
• Utilizar UF e Município do Cliente / Tomador da NFS-e:
Selecionar essa opção implica que o local de origem da prestação será baseado nas informações de UF e Município do cliente ou tomador da NFS-e. Essa opção é relevante quando os serviços são prestados em diferentes locais, dependendo do cliente.
• Informar Manualmente:
A opção "Informar Manualmente" permite que o usuário insira manualmente as informações de UF e Município do local de origem da prestação em cada NFS-e. Isso é útil quando os serviços são prestados em locais variados e não podem ser padronizados nas configurações.
A escolha depende da natureza das operações da empresa e das práticas comerciais. Se a maioria dos serviços for realizada a partir do mesmo local, a primeira opção pode ser apropriada. Se os serviços forem prestados em diferentes locais, a segunda ou terceira opção podem ser mais adequadas. Em todos os casos, a orientação de um contador ou especialista tributário é valiosa para tomar uma decisão informada.
Local de origem da incidência do imposto
No contexto das configurações de lançamento, o campo "Local de Origem da Incidência do Imposto" refere-se ao local onde o imposto será efetivamente aplicado sobre o serviço prestado. Isso é relevante para determinar a tributação adequada e cumprir as obrigações fiscais corretamente. As opções disponíveis são:
• Utilizar UF e Município das Configurações:
Utiliza as informações de localização preenchidas nas configurações gerais da empresa como o local de incidência do imposto.
• Utilizar UF e Município do Cliente / Tomador da NFS-e:
Baseia o local de incidência do imposto nas informações de UF e Município do cliente ou tomador da NFS-e.
• Informar Manualmente:
Permite que você sempre possa inserir manualmente as informações de UF e Município do local de incidência do imposto em cada NFS-e.
A decisão depende das práticas comerciais e das operações da empresa. Em geral, se os serviços são prestados em diferentes locais, a opção "Utilizar UF e Município do Cliente" pode ser mais adequada. Se há um local predominante, a primeira opção pode ser apropriada. Se a variedade de locais é grande, a opção "Informar Manualmente" pode ser necessária. Consultar um especialista tributário ajuda na decisão mais adequada.
Configurações de retenções de impostos
Estas configurações de retenção de impostos em específico, são essenciais porque determinam as porcentagens que devem ser retidas sobre o faturamento ou receita bruta da empresa para cumprir com obrigações fiscais e regulamentações governamentais. Ao definir esses valores corretamente nas configurações, você assegura que os cálculos de impostos sejam precisos e que a empresa esteja em conformidade com a legislação tributária. Isso não apenas evita problemas legais e penalidades, mas também promove a transparência nas operações financeiras e contribui para a saúde financeira da empresa. Portanto, configurar adequadamente as alíquotas de cada campo contribuirá para uma gestão financeira responsável e garantirá que sua empresa esteja cumprindo todas as suas obrigações fiscais ao emitir NFS-e.
Alíquota PIS (%)
A Alíquota PIS (%) é a porcentagem que determina a parte do faturamento ou receita bruta de uma empresa que será destinada ao Programa de Integração Social (PIS). O PIS é uma contribuição social federal que tem o objetivo de financiar benefícios para os trabalhadores e o desenvolvimento econômico. A alíquota pode variar de acordo com a natureza das atividades da empresa e a legislação vigente. Ela é aplicada sobre o faturamento bruto ou receita, contribuindo para as finanças públicas e programas sociais.
Definir valores nas configurações de alíquotas, como a Alíquota PIS (%), é fundamental para cumprir regulamentações fiscais, calcular impostos corretamente e evitar penalidades. Isso assegura a conformidade tributária, precisão nos cálculos financeiros e transparência nas operações, sendo crucial para a integridade e saúde financeira da empresa.
Alíquota COFINS (%)
A Alíquota COFINS (%) é a porcentagem da receita bruta que vai para a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social. Esta contribuição é um tributo federal no Brasil e tem o propósito de financiar programas sociais, como a previdência social, a saúde e a assistência social.
Definir a alíquota COFINS correta nas configurações é essencial para evitar problemas legais, manter a saúde financeira, calcular impostos com precisão e promover a transparência nos negócios.
Alíquota INSS (%)
A Alíquota INSS (%) representa a porcentagem da remuneração dos funcionários que deve ser destinada à Contribuição Previdenciária, também conhecida como INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). Essa contribuição é destinada ao financiamento da Previdência Social e dos benefícios previdenciários, como aposentadorias e auxílios.
Definir a Alíquota INSS correta nas configurações é fundamental para cumprir obrigações trabalhistas, legais e previdenciárias, proteger os direitos dos funcionários, manter a conformidade legal e administrar a folha de pagamento de maneira precisa e responsável.
Alíquota IR (%)
A Alíquota IR (%) se refere à porcentagem da renda ou remuneração que deve ser retida na fonte para o Imposto de Renda (IR). Essa retenção ocorre em situações como pagamento de salários e prestação de serviços sujeitos à tributação do Imposto de Renda na fonte.
Definir a Alíquota IR correta nas configurações é essencial para cumprir obrigações fiscais, reter o imposto na fonte de forma precisa, evitar problemas legais e manter a integridade financeira da empresa. Isso é fundamental para a conformidade com a legislação tributária e para a construção de uma gestão financeira responsável.
Alíquota CSLL (%)
A Alíquota CSLL (%) se refere à porcentagem da receita bruta ou do lucro que deve ser destinada à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). A CSLL é uma contribuição federal que tem o objetivo de financiar a seguridade social e outros programas sociais.
Definir a Alíquota CSLL correta nas configurações é fundamental para calcular e recolher a contribuição de forma precisa, manter a conformidade fiscal, administrar os recursos financeiros adequadamente e evitar problemas legais. Isso contribui para a saúde financeira da empresa e para a responsabilidade nas obrigações tributárias.
Configurações de autenticação na prefeitura do município
As prefeituras frequentemente têm sistemas online que gerenciam a emissão e o registro de NFS-e. Para se comunicar com esses sistemas, sua empresa precisa ser autenticada, ou seja, precisa comprovar sua identidade e autorização para acessar esses serviços. O login, os tokens e a senha são elementos de autenticação que garantem que apenas as entidades autorizadas possam enviar e receber informações relacionadas a NFS-e.
Login/token prefeitura
O campo "Login/Tokens da Prefeitura" refere-se às credenciais ou tokens necessários para autenticar e acessar os sistemas da prefeitura. Os tokens podem ser chaves de acesso únicas que validam a conexão entre a empresa e os sistemas da prefeitura. Essas informações são usadas para identificar a empresa e garantir que ela tenha autorização para enviar e receber dados relacionados à emissão de notas fiscais de serviços.
Senha prefeitura
A "Senha da Prefeitura" é a senha associada ao login ou token utilizado para acessar os sistemas da prefeitura. Essa senha é parte integrante da autenticação e garante a segurança das informações transmitidas entre a empresa e a prefeitura. A senha é usada em conjunto com outros dados de autenticação para verificar a identidade da empresa durante a comunicação com os sistemas municipais.
Considerações finais
Pronto! Agora você está apto a emitir suas notas fiscais de serviço eletrônicas com confiança e precisão! Consulte esse guia sempre que necessário e você terá uma base sólida para garantir que todos os aspectos das NFS-e estejam configurados de acordo com as regulamentações fiscais e as necessidades individuais da sua empresa. Ao seguir essas orientações, poderá simplificar a emissão de notas fiscais, evitar problemas legais e manter registros financeiros precisos, contribuindo para uma operação empresarial mais eficiente e confiável.
Ah! Lembre-se de sempre manter seus dados fiscais atualizados para garantir a conformidade e a precisão em suas transações comerciais. E continue aproveitando e desfrutando dessa ferramenta tão completa e indispensável que é o Nitrus!
Actualizado em: 28/09/2023
Obrigado!